توصیه نامه چیست؟
توصیه نامه (Recommendation Letter) یا به اختصار RC، یکی از مدارک ضروری برای ارائه در اکثر روش‌های مهاجرت است. به عبارتی، در اغلب پرونده‌های مهاجرت تحصیلی و کاری، یکی از پیش‌شرط‌های ضروری موافقت با درخواست متقاضی ارائه این مدرک به هیئت ارزیابی دانشگاه یا واحد منابع انسانی شرکتی است که متقاضی قصد اخذ پذیرش از آن را دارد. سازمان‌های مختلف بسته به قوانین داخلی خود دو یا گاهاً سه توصیه نامه از از متقاضی طلب می‌کنند.
مرجع ارسال این نامه اغلب اساتید، کارفرمایان، یا در موارد خاص همکاران سابق متقاضی هستند که تجربه همکاری نزدیک با وی در امور آموزشی-پژوهشی یا شغلی را داشته‌اند. هدف از ارائه توصیه نامه این است که سوم شخص معتمدی که به واسطه همکاری پیشین شناخت بهتری از متقاضی دارد ادعاهای وی در مورد تجارب، مهارت‌ها، و شایستگی‌هایش را تایید کند. لذا، بهتر است متقاضیان در انتخاب مرجع صدور توصیه نامه به سابقه حرفه‌ای نویسنده نامه توجه کنند تا توضیحات وی در مورد متقاضی شانس جلب اعتماد ارزیابان را افزایش دهد. از این منظر ارائه توصیه نامه از بستگان، دوستان، یا آشنایانی که رابطه حرفه‌ای با داوطلب نداشته‌اند پذیرفته نمی‌شود.
اجزای اصلی یک توصیه نامه استاندارد
توصیه نامه یکی از انواع نامه اداری است که مانند اکثر موارد اینچنینی از قالب یکتایی پیروی می‌کند. لذا، بر خلاف انگیزه‌نامه که تا حد خوبی اجازه بروز خلاقیت را به نویسنده می‌دهد، توصیه نامه اغلب به ساختار رسمی از پیش تعیین‌شده‌ای وفادار می‌ماند، که در ادامه توضیح داده می‌شود:
تاریخ نگارش توصیه نامه
این تاریخ باید حدالامکان نزدیک به زمان ارسال توصیه نامه برای هیئت تصمیم‌گیری باشد.
اسم و عنوان گیرنده نامه
انگیزه نامه نیز مانند تمامی نامه‌های اداری با مورد خطاب قرار دادن گیرنده نامه آغاز می‌شود. اگر متقاضی نام و عنوان شخص دریافت‌کننده نامه را نداند می‌تواند وی را با سمتش مورد خطاب قرار دهد.
معرفی
نامه با معرفی مختصری از شخص فرستنده، سمت و جایگاه شغلی وی، و نوع رابطه حرفه‌ای او با متقاضی آغاز می‌شود. سپس با اشاره به برخی از بارزترین نقاط قوت داوطلب، وی را به عنوان یک گزینه ایده‌آل برای قرار گرفتن در پوزیشن مورد نظر پیشنهاد می‌کند.
بدنه/ متن نامه
این تنها قسمتی از نامه است که معرف بنا به ویژگی‌های داوطلب و هدف وی، مستقل از قالب‌های مشخص شده می‌نویسد. در این بخش معرف با بهره‌گیری از رویکردی خلاقانه قادر به ترسیم چهره‌ای منحصربه‌فرد و قابل اعتماد از داوطلب خواهد بود. این بدنه می‌تواند خلاصه‌ای از تجربه همکاری با داوطلب و ویژگی‌های برجسته وی که از خلال دوره همکاری استنباط شده را شامل شود. همچنین، مثال زدن از موقعیت‌هایی که در آن داوطلب چالش‌های مشخصی را با بهره‌گیری از نقاط قوت خود برطرف کرده می‌تواند تأثیر به سزایی در جلب اعتماد ارزیابان داشته باشد.
پایان‌بندی
با جمع‌بندی دلایل توصیه داوطلب به هیئت تصمیم‌گیری می‌توان متن را به پایان رساند.
امضای نامه
در این قسمت معمولاً نویسنده نامه را با عباراتی همچون «با تشکر» یا «با احترام» تمام کرده، و در انتها نام، سمت، و اطلاعات تماس خود را درج می‌کند.
نکات حائز اهمیت در نگارش یک توصیه نامه موفق
توصیه نامه به عنوان عامل تکمیلی در معرفی داوطلب، توضیحات شخصی وی از خودش را تأیید می‌کند. لذا، نقش پررنگی در جلب اعتماد تصمیم‌گیرندگان ایفا می‌کند. با توجه به اینکه اساتید و کارفرمایان به عنوان اصلی‌ترین مراجع صدور توصیه نامه به دلیل مشغله بالا معمولاً زمان کافی برای نوشتن توصیه نامه‌ای شخصی‌سازی‌شده برای هر متقاضی ندارند، بسیار متداول است که خود داوطلب بسته به تصویری که می‌خواهد به هیئت ارزیابی منتقل کند نسخه اولیه‌ای از توصیه نامه را نوشته و برای کسب تأیید مرجع صدور توصیه نامه در اختیار وی قرار می‌دهد. لذا، در اغلب اوقات مسنولیت نگارش توصیه نامه نیز مانند رزومه و انگیزه نامه به عهده خود متقاضی است. به همین دلیل، متقاضیان باید علاوه بر ساختار توصیه نامه که در بالا به آن اشاره شد، به برخی نکات ضروری دیگر نیز در نگارش توصیه نامه توجه داشته باشند، تا تصویری قانع‌کننده از خود منتقل کنند.
از زاویه دید ارزیابان به نامه نگاه کنید.
با این کار به ایده‌‌های بهتری برای معرفی خود از زبان توصیه‌کننده دست می‌یابید.
ساختار نامه را رسمی و مختصر نگه دارید
. در نگارش توصیه نامه به این نکته توجه داشته باشید که این نامه از سمت یک مقام رسمی به مقام دیگری در سطح مشابه نوشته می‌شود و نباید از چارچوب رسمی متداول در مکاتبات اداری خارج شود.
برداشت‌های خود را با ارائه مثال‌های عینی تقویت کنید
. به عنوان مثال به جای آنکه صرفا به سخت‌کوشی متقاضی یا قدرت حل مسأله وی اشاره کنید از موقعیت‌هایی صحبت کنید که در آن ویژگی‌های داوطلب به عبور از یک چالش مشخص کمک کرده است.
برای ارسال توصیه نامه ترجیحاً از سربرگ مخصوص و ایمیل سازمانی استفاده کنید.
این کار به جلب اعتماد ارزیابان کمک می‌کند.
خدمات تخصصی نگارش توصیه نامه
داوطلبانی که وقت یا مهارت کافی برای تنظیم یک توصیه نامه حرفه‌ای ندارند می‌توانند از خدمات تخصصی ما در آماده‌سازی توصیه نامه‌ای بر مبنای اصول حرفه‌ای فوق کمک بگیرند. کارشناسان ما با تجربه نگارش توصیه نامه برای پرونده‌های مهاجرتی موفق می‌توانند شما را در آماده‌سازی توصیه نامه‌ای با ساختار رسمی و رعایت تمامی نکات فوق یاری کنند. برای اینکه توصیه نامه نکات مورد نظر داوطلب در رزومه و انگیزه نامه را پررنگ کند ما علاوه بر برگزاری یک جلسه حضوری یا آنلاین برای مصاحبه با متقاضی سایر اسناد ارائه شده مانند رزومه و انگیزه نامه را نیز بررسی می‌کنیم تا قوی‌ترین توصیه نامه را بر اساس انتظارات سازمان و نقاط قوت شما فراهم کنیم.
کارشناسان مهاجرتی ما علاوه بر آشنایی عمیق با اصول و ریزه‌کاری‌های نگارش یک توصیه نامه موفق، تسلط کاملی بر زبان انگلیسی داشته، و از این منظر پیراستگی متن از اشکالات زبانی را نیز تضمین می‌کنند.
با توجه به اینکه برای اکثر فرصت‌های شغلی و تحصیلی داوطلبان موظف به ارائه دو یا سه توصیه نامه هستند، ما نگارش توصیه نامه‌های بعدی شما را با تخفیف ویژه به عهده می‌گیریم.